Verkkokaupan perustaminen – Nettikauppiaan opas

Verkkokaupan perustaminen tarjoaa ainutlaatuisia mahdollisuuksia ajan hermolla olevalle kauppiaalle. Liiketoiminnan skaalautuvuus, kaupankäynnin automatisointi ja perinteistä vähittäiskauppaa matalammat kustannukset kuulostavat houkuttelevilta lupauksilta. Mutta miten nettikaupan perustaminen tapahtuu?

Käsittelen tässä kirjoituksessa laajasti asioita, joita verkkokauppiaan on otettava huomioon.

Verkkokaupan rakentaminen

Projektin aluksi on hyvä pohtia, että mitä kaupaltaan haluaa. Muiden yritysten verkkokauppoja tutkimalla saat hyvän käsityksen oman verkkokauppasi mahdollisuuksista. Älä tutki vain suomalaisia sivustoja! Esimerkiksi USA:n nettikauppoja etsimällä saat uutta näkökulmaa projektiin. Haluat varmasti erottua kilpailijoistasi tuoreella ja uniikilla nettikaupalla, joten tutkimustyötä kannattaa tehdä mahdollisimman laajasti.

Tutkimuksen aikana kannattaa kirjata muistiinpanoja asioista, joita haluaa omaan nettikauppaansa. Näyttävä verkkosivusto muodostuu useasta pienestä yksityiskohdasta, joten mikään asia ei ole liian pieni kirjattavaksi.

Voit tutkia esimerkiksi seuraavia asioita:

• Miten haluat kategorisoida tuotteesi? Useita eri kategorioita vai ainoastaan muutama pääkategoria?
• Miten haluat esittää tuotteesi verkkokauppasivulla? Perinteinen tapa on listata tuotteet niin, että yhdellä silmäyksellä näkee useita tuotteita. Haluaisitko kenties isommat kuvat käyttöön ja visuaalisemman näkymän? Valintaan vaikuttaa vahvasti verkkokaupan tuotteiden määrä. Pienemmällä tuotemäärällä voi panostaa helpommin visuaalisuuteen ilman käytettävyyden heikkenemistä.
• Haluatko korostaa tuotteidesi visuaalista puolta isoilla kuvilla? Entä sopisiko tuotteidesi esittämiseen videokuva?
• Haluatko sivustollesi visuaalisia efektejä? Pienet, hyvällä maulla tehdyt animaatiot luovat elävyyttä sivuillesi ja lisäävät persoonallisuutta.

Sisällönhallintajärjestelmä

Sisällönhallintajärjestelmä helpottaa verkkokaupan ylläpitoa. Sisällönhallintajärjestelmän avulla kauppias voi muun muassa lisätä tuotteita verkkokauppaansa, kirjoittaa blogia ja lisätä uusien työntekijöiden yhteystietoja sivustolle. Kaikki tapahtuu selkeän suomen kielisen hallintapaneelin kautta, eikä koodaustaitoja tarvita.

Sisällönhallintajärjestelmän valinta määrittää vahvasti myös web-kehittäjän valintaa. Toimistot ovat yleensä erikoistuneet johonkin tiettyyn sisällönhallintajärjestelmään, jonka varaan he rakentavat verkkosivustonsa.

Me Nostamolla vannomme vahvasti WordPressin nimeen. WordPress on maailman suosituin sisällönhallintajärjestelmä. Sen etuja ovat:

• Helppo hallinta
• Jatkuva kehitys aktiivisen käyttäjäyhteisön ansiosta
• Monipuoliset ja jatkuvasti päivittyvät lisäosat
• Korkea tietoturva, kunhan päivitykset pidetään ajan tasalla.

WordPress muuntuu verkkokaupaksi, kun siihen yhdistetään WooCommerce-lisäosa.

Design

Verkkokaupan ulkonäkö muodostetaan web-ohjelmoinnin keinoin. Sisällönhallintajärjestelmä toimii siis verkkokauppiaan sivuston käyttöä helpottavana hallintapaneelina, mutta itse kauppa rakentuu koodin varaan.

Nettikaupan houkuttelevuuteen vaikuttaa vahvasti ulkonäkö, käytettävyys ja sivuston luotettavuus. Kävijät muodostavat kuvan sivustosta hyvin nopeasti, ja tämä kuva vaikuttaa heidän intoonsa ostosten tekoon. Kaupan rakenne ja ulkonäkö vaikuttavat siis suoraan siitä saatavaan tuottoon.

Verkkokauppa saattaa olla käytössä useita vuosia, joten sopivan web-kehittäjän etsintään kannattaa uhrata aikaa.

Tuotekuvaukset

Verkkokauppaprojektissa yksi runsaasti työtunteja aiheuttava osa-alue on verkkokaupan tekstisisällön tuottaminen. Sisältöä on tuotettava mahdollisimman paljon, mutta sen on silti oltava laadukasta. Tekstin määrä ja laatu vaikuttavat suoraan ihmisten mielenkiintoon ja hakukonenäkyvyyteen.

Jokaisessa tuotekuvauksessa olisi mielellään oltava vähintään 100-200 sanaa. Pienempikin kauppa vaatii siten useamman tuhannen sanan tekstisisällön.

Tietoturva

Nettikaupan perustaminen vaatii sitoutumista tietoturvan pitämiseen asianmukaisella tasolla. Kaupankäynnissä käsitellään ihmisten arkaluonteisia henkilötietoja, joten tietoturva-asioiden on oltava kunnossa. Teknisten asioiden lisäksi myös verkkokaupan päivittäminen ja ylläpito vaikuttavat tietoturvaan. Näistä asioista huolehtii kuitenkin yleensä sivuston ylläpitäjä, joten et joudu huolehtimaan näistä itse.

Tietoturvaan asettaa omat lisävaatimuksensa 25.5.2018 voimaan tuleva EU:n tietosuoja-asetus, jonka seurauksena A-luokan tietoturvasta tulee sanktioiden uhalla edellytys henkilötietoja käsitteleville yrityksille.

Asetuksen myötä verkkokauppiaan on esimerkiksi pystyttävä toimittamaan asiakkaalle hänen omat henkilötietonsa, jotka ovat yrityksen henkilötietorekisterissä. Henkilötietorekisteri on siis järjestettävä mahdollisimman selkeällä tavalla, mutta tietoturvan kanssa on oltava tarkkana.

Mitä laki sanoo verkkokaupasta?

Verkkokaupankäyntiä säädellään pakottavasti useilla eri säädöksillä, joten verkkokaupan perustaminen saattaa monesta sisältää liikaa lainsäädännön aiheuttamaa riskiä. Hyvin moni näistä säädöksistä käsittelee kuitenkin niin selkeitä asioita, että suurin osa kauppiaista täyttäisi lain asettamat vaatimukset ilman lainsäädäntöäkin.

Katsotaan seuraavaksi kuluttajansuojalain asettamia vaatimuksia internetin välityksellä tehtävälle vähittäiskaupalle.

Tuotekuvaukset

Kuluttajansuojalaissa säädetään, että kuluttajalle on annettava ennen sopimuksen tekemistä tiedot muun muassa seuraavista asioista:

• Myymäsi tuotteen pääominaisuudet, kokonaishinta veroineen, toimituskulut ja muut mahdolliset kulut
• Elinkeinonharjoittajan nimi ja tarkat yhteystiedot
• Maksua, toimitusta, peruuttamisoikeutta, virhevastuuta, takuuta ja muita vastaavia asioita koskevat ehdot

Kuluttajansuojalaista löytyy tarkat tiedot kaikista vaadituista asioista. Pääpiirteissään ne ovat kuitenkin hyvin selkeitä. Jokainen kauppias miettii varmasti jo ennakkoon erilaiset myyntitilanteissa eteen tulevat skenaariot, joten jäljelle jää vain niiden kirjaaminen ja esittäminen selkeästi kuluttajalle.

Välittömästi ennen tilauksen tekemistä on lisäksi ilmoitettava muun muassa tilattavien tuotteiden pääominaisuudet, kokonaishinnat, toimituskulut ja muut tilauksen tärkeimmät ehdot. Tämä toteutuu automaattisesti hyvin toteutetuissa verkkokaupoissa, kun asiakas näkee tilauksen yhteenvedosta kaikki tarpeelliset tiedot.

Palautus- ja peruuttamisoikeus

Kuluttajalla on 14 päivän palautusoikeus, joka aiheuttaakin usein harmaita hiuksia kauppiaille. Palautukset kuormittavat logistiikkaa ja kauppiaan kulurakennetta, mutta toisaalta tämä kompensoituu sillä, että verkkokaupankäynnissä muut kuluerät ovat pienempiä perinteiseen kaupankäyntiin nähden.

Tiesitkö, että verkkokauppiaan ei ole pakko maksaa palautuksesta aiheutuvia kustannuksia? Nämä kustannukset voi halutessaan jättää asiakkaan omalle vastuulle. Tästä on kuitenkin ilmoitettava selkeästi ennen tilauksen tekemistä, joten käytännössä tämä vaikuttaisi negatiivisesti myyntiin.

Kuluttajan nähtäväksi on annettava peruuttamisoikeuden ehdot ja peruuttamisesta aiheutuvat vaikutukset. Nämä on helppo sisällyttää tilaus- ja toimitusehtoihin. Kuluttajan tiedoksi on myös annettava väylä, jota pitkin peruutuksen voi tehdä. Tämän voi toteuttaa joko verkkokaupan asiakastilin tai sähköpostin välityksellä.

Tilaus- ja toimitusehdot

Tarkemmat tiedot tilauksesta ja siihen liittyvistä ehdoista on esitetään erillisissä tilaus- ja toimitusehdoissa. Nämä liitetään verkkokauppaan niin, että asiakkaan on hyväksyttävä ne ennen tilauksen vahvistamista ja maksamista.

Tilaus- ja toimitusehdoissa kannattaa kertoa ainakin seuraavista asioista:

• Maksuprosessin ja maksutapojen kuvaus
• Toimitustapa, -aika ja -kulut
• Miten toimitaan hinnotteluvirheiden tapauksessa
• Selvitys vaihto- ja palautusoikeudesta
• Ohjeet reklamaatioita varten

Tilaus- ja toimitusehdot kannattaa laatia huolella, jotta ei vahingossakaan unohdu mitään tärkeää.

Tilausvahvistus

Kuluttajansuojalaki määrää, että kuluttajalle on toimitettava tilausvahvistus oston jälkeen. Tilausvahvistuksessa on ilmoitettava kaikki samat tiedot, jotka on ilmoitettava ennen tilauksen tekemistä.

Verkkokaupan ehdottomia etuja on, että tällaisten tietojen lähetys on automatisoitua. Tilausvahvistus lähetetään automaattisesti maksun jälkeen, ja toimitusvaiheessa paketti kuitataan lähetetyksi, jolloin asiakkaalle lähtee toimitusvahvistus liikkeelle lähteneestä paketista.

Verkkokaupassa on mahdollista muokata omanlaisensa viestipohjat ja viestejä voidaan lähettää halutuissa tilanteissa.

Rekisteriseloste ja evästeilmoitus

Verkkokaupan perustaminen vaatii myös rekisteriselosteen luomista. Rekisteriseloste voidaan tehdä tilaus- ja toimitusehtojen yhteyteen tai sille voidaan luoda oma sivunsa. Rekisteriselosteessa kerrotaan mm. miten verkkokaupassa kerätään henkilötietoja, mihin tarkoitukseen näitä henkilötietoja käytetään ja miten tiedot on suojattu.

Rekisteriselosteessa kannattaa kertoa ainakin seuraavista asioista:

• Rekisterin ylläpitäjän yhteystiedot. 
• Miksi henkilötietoja kerätään.
• Mitä tietoja käsitellään. Verkkokaupoissa käsitellään aina asiakkaiden yhteystietoja. Lisäksi usein käsitellään anonyymejä kävijätietoja analytiikkaa ja/tai mainontaa varten.
• Miten tietoja kerätään. Asiakkaiden yhteystiedot kerätään automaattisesti rekisteröitymisvaiheessa. Anonyymit kävijätiedot taas kerätään erilaisten evästeiden avulla.
• Miten tietoja suojataan. Kuvaus verkkokaupan tietoturvasta.
• Kerrotaan rekisteröidyn oikeuksista. EU:n toukokuussa 2018 voimaan astunut tietosuojalaki on laajentanut rekisteröityjen oikeuksia. Heillä on nykyään mm. oikeus saada tietoja henkilötietojensa käsittelystä sekä oikeus poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi. Tietosuojavaltuuten sivuilla on lisätietoa tästä.
• Tietosuojavastaavan yhteystiedot. Tietosuojavastaava on nimitettävä, jos ”rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän ydintehtävät muodostuvat käsittelytoimista, jotka edellyttävät laajamittaista rekisteröityjen säännöllistä ja järjestelmällistä seurantaa”. Tietosuojavastaavan mukaan ainakin aktiivista digimarkkinointia harjoittavat verkkokaupat joutuvat nimittämään tietosuojavastaavan. Tietosuojavastaavan nimeäminen onnistuu onneksi helposti tietosuojavaltuutetun verkkosivujen kautta.

Verkkokauppaan pitää laittaa myös evästeilmoitus näkyville. Evästeilmoitukseen voidaan laittaa linkki rekisteriselosteeseen. Näin yrityksen toiminta pysyy mahdollisimman läpinäkyvänä, kun kävijä voi helposti nähdä miten verkkokauppa käsittelee henkilötietoja.

Evästeilmoitus ärsyttää monia, joten sitä ei kannata näyttää vanhoille kävijöille. Asetuksista voidaan säätää niin, että evästeilmoituksen hyväksymisen jälkeen se näkyy seuraavan kerran vasta esimerkiksi 90 päivän jälkeen.

Muuta huomioitavaa

Olemme tähän mennessä käsitelleet verkkokaupan rakennetta ja sisältöä yleisesti sekä verkkokauppiaan lakiin perustuvia vastuita. Verkkokaupan perustaminen vaatii lisäksi perehtymistä maksutapoihin, kirjanpitoon sekä logistiikkaan. Käsitellään näitä seuraavaksi.

Verkkokaupan maksutavat

Verkkokaupassa on tärkeää, että maksutapoja on mahdollisimman monipuolisesti. Tunnetuimpia suomalaisia verkkomaksupalveluiden välittäjiä ovat esimerkiksi Maksuturva, Checkout ja Paytrail. Heidän kauttaan saa keskitetysti kaikkien pankkien verkkomaksupainikkeet, lasku- ja osamaksupalvelut sekä korttimaksupalvelut.

Hinnoittelu menee yleensä niin, että palveluilla on kiinteä kuukausimaksu, jonka päälle tulee vielä transaktiopohjainen hinnoittelu. Kuukausimaksu on usein 50-80 euron väliltä ja yhdestä ostosta palvelunvälittäjä veloittaa joitain kymmeniä senttejä + pienen prosenttiosuuden ostoksen loppusummasta. Checkout tarjoaa myös kuukausimaksutonta palvelua, joka soveltuukin hyvin pienellä budjetilla toimivalle verkkokauppiaalle.

Maksunvälittäjän valinnan jälkeen ohjelmisto integroidaan verkkokauppaan ja maksujen vastaanottaminen voi alkaa.

 

Nettikaupan yhteys kirjanpitoon

Verkkokaupan myötä yritykseen tulevan rahan lähteet monipuolistuvat. Nettikauppa ei aiheuta kuitenkaan mitään suurempia muutoksia kirjanpitoon. Maksunvälittäjillä on selkeät raportit, joita voidaan käyttää kirjanpitoaineistona.

Maksunvälitys toimii niin, että asiakkaan maksama raha menee ensin maksunvälittäjän tilille, josta se siirretään yrityksen pankkitilille. Tilitysjakson voi valita itse, joten yrityksen pankkitilillä raha voi liikkua esimerkiksi vain viikon välein. Verkkomyynti aiheuttaisi kirjanpitoon töitä näin ollen vain kerran viikossa.

Tuotteiden toimitus

Postnordin ”Verkkokauppa Pohjoismaissa 2017” -selvityksen mukaan 4,1 arkipäivää on pisin aika, jonka suomalainen kuluttaja on valmis odottamaan tilaustaan. Ilmainen toimitus on tärkeää 76 % kuluttajista ja ilmaiset palautukset 80 prosentille.

Logistiikkakumppanin valintaan on näin ollen syytä kiinnittää erityistä huomiota. Kalliit toimituskustannukset tai pitkät toimitusajat karsivat heti ison osan potentiaalisista asiakkaista.

Logistiikkapalveluita voi hankkia Postin ja Matkahuollon lisäksi esimerkiksi Postnordilta tai DB Schenkeriltä. Monella yrityksellä on käytössä sähköisiä palveluita, joiden kautta tilauksia voidaan seurata ja hallinnoida.

Postin käyttämän palvelun nimi on SmartShip. Järjestelmän kautta voidaan muun muassa tulostaa lähetysasiakirjat ja tilata tuotteille nouto. Lähetysasiakirjat voi halutessaan tulostaa myös suoraa verkkokaupan hallintapaneelin kautta. Tällöin lähetyksen tietoja ei tarvitse näpytellä itse, joten näin säästää aikaa ja kirjausvirheet vähenevät.

Loppusanat

Verkkokaupan perustaminen on monivaiheinen prosessi, mutta sen avulla saatavat hyödyt ovat myös omaa luokkaansa. Perinteisesti kivijalkaliikkeen kautta toimivan yrityksen on helppo lähteä verkkokauppabisnekseen mukaan, kun yrityksellä on jo olemassaolevaa kassavirtaa, vakiintunut asiakaskunta ja valmiit puitteet esimerkiksi varaston osalta verkkoliiketoiminnan käynnistämiseen. Verkkokauppa toimii näin vain liiketoiminnan laajentamisena ja investointia on helpompi suunnitella.

Uuden yrityksen aloittaessa suoraa verkkoliiketoiminnan sen on satsattava erityisen paljon markkinointiin. Yrityksen tuotteet pitää saada suuren yleisön tietoisuuteen.